Вступление
Собрания могут быть одной из самых важных частей любой команды или организации. Это способ объединить людей, поделиться идеями и найти решения проблем. Но если вы отвечаете за ведение отчётов по встречам, может быть трудно понять, с чего начать. И если вы никогда раньше не вели заметки со звонков, то это может показаться сложной задачей. Однако, как только вы узнаете, как они работают и какая информация в них содержится, а также почему они важны, вы увидите, что писать их проще, чем вы думаете!
Что такое саммари по встрече?
Саммари встречи - это письменный отчет о принятых решениях, предпринятых действиях и результатах звонка. Зачастую они состоят из коротких заметок или тезисов, посмотрев на которые, можно понять что было на встрече. Такие заметки могут быть подготовлены любым, кто присутствовал на собрании, но в большинстве случаев лучше, чтобы кто-то другой делал заметки, чтобы вы не отвлекались на ведение записей во время участия в самом собрании.
Какова цель заметок?
Заметки служат различным целям. Наиболее распространенным является фиксирование решений, принятых на встрече, но они также могут использоваться для:
Записи того, что произошло во время собрания;
Предоставление отчета о встрече для дальнейшего использования;
Помощь в принятии последующих мер и представлении отчетов тем, кто не присутствовал на собрании.
Почему важны заметки?
Заметки - это запись решений, действий и обсуждений, принятых во время встречи. Они дают вам четкое представление о том, что было согласовано и кто несет ответственность за выполнение пунктов плана действий.
Стандартный формат заметок
Всегда указывайте дату и название встречи. Используйте единый формат для ведения записей, чтобы вы могли легко отслеживать даты в своих заметках. Например: “21.05 Сверяем статусы по запуску блога”.
В заметках должны быть указаны пункты действий или задачи, назначенные после подробного обсуждения каждой темы; они должны быть записаны в виде маркеров с указанием сроков выполнения, если это необходимо. Убедитесь, что любой, ответственный за выполнение пункта действий, осведомлен о своем задании, прежде чем покинуть встречу! Если есть какие-либо нерешенные вопросы с предыдущих встречи или нерешенные идеи с одного конкретного собрания, которые требуют дальнейшего обсуждения / обработки позже (например, перед другим предстоящим собранием команды), убедитесь, что они также отмечены здесь, чтобы они не затерялись среди всего остального, что происходит вокруг них.
Как фиксировать задачи?
Чтобы написать задачи, которые представляют собой нечто большее, чем просто список того, что нужно сделать, используйте глаголы действия для описания человека, который предпримет действие. Чтобы быть предельно ясным в вашем сообщении - постановка задачи всегда должна следовать схеме "Человек" + "Действие" + "Условие". Например, "Николаю отправить электронное письмо после звонка".
Выполнение этих шагов упростит и ускорит ведение заметок на собрании.
Запишите дату и кратко обозначьте тему встречи;
Запишите, кто был на встрече и какие роли они играли (например: менеджер, секретарь или исполнительный директор);
Перечислите обсуждаемые вопросы;
Запишите все действия, назначенные на данный момент.
Вывод
Заметки со встреч имеют решающее значение для гибридных и распределенных команд. Однако документирование четкой коммуникации требует много времени и усилий! Это также отвлекает внимание от одного человека на собрании. В mymeet.ai мы создали искусственный интеллект, который автоматически делает заметки за вас и даже фиксирует задачи, саммари и предоставляет транскрипт. Попробуйте mymeet.ai бесплатно уже сейчас.