Онлайн совещания стали обычным явлением как в очной, так и в удаленной рабочей среде. Сегодня мы поговорим о том, как сделать виртуальные встречи более продуктивными. Давайте перейдем к делу.
Все более распространенными становятся онлайн встречи
Пандемия COVID-19 полностью изменила то, как мы относимся к собраниям на рабочем месте, и изменила способ постоянного использования таких инструментов, как Zoom и Google Meet, даже после того, как многие компании вернулись в офис.
Виртуальные встречи, конечно, по-прежнему являются обычным явлением для удаленных команд, но также используются для подключения подмножеств личных команд за рубежом и даже для простой записи, которая позволяет членам команды просматривать контент еще долгое время после совещания.
Главные советы для успешного проведения виртуальной встречи
Совещания такого типа потенциально могут быть более продуктивными из-за отсутствия отвлекающих факторов, которые могут возникнуть на физическом совещании, - при условии, что участники заранее примут соответствующие меры для ограничения отвлекающих факторов, перерывов и технических трудностей.
Ниже приведены несколько советов, как сделать так, чтобы ваши виртуальные встречи прошли успешно:
Составьте повестку дня перед собранием, чтобы все знали, что необходимо обсудить. На виртуальных собраниях может быть сложнее оценить язык тела, избежать случайных прерываний и убедиться, что все находятся на одной волне, поэтому важно заранее составить повестку дня, чтобы убедиться, что все понимают ход и цель собрания.
Убедитесь, что у вас стабильное интернет соединение для возможностей совместного использования экрана, чтобы все участники могли видеть друг друга. Нет ничего хуже, чем открыть общий доступ к своему экрану во время важной встречи и получить уведомление о том, что вам необходимо зайти в системные настройки, сбросить настройки браузера и присоединиться к собранию. Убедитесь, что обо всем этом позаботились заранее, чтобы избежать неудобных перерывов! Кроме того, убедитесь, что у вас надежное интернет соединения для запуска видео и просмотра экранов и лиц всех пользователей, чтобы избежать сбоев.
Убедитесь, что вы находитесь в тихом месте, где фоновый шум не будет отвлекать других участников (и отключайте звук, когда не разговариваете активно). Мы понимаем — если вы работаете дома, то время от времени обязательно будет слышен фоновый шум, будь то ваша собака, ваши дети или близлежащее строительство. Избегайте помех, проводя собрания в максимально уединенном месте и отключая звук микрофона, когда вы молчите. Нет ничего хуже, чем эхо обратной связи!
Как сделать виртуальные собрания более продуктивными
Виртуальные встречи становятся все более распространенными на современном рабочем месте. Теперь намного проще общаться с удаленными коллегами по команде и клиентами, но все еще есть много возможностей для улучшения.
Следующие советы помогут вам сделать ваши виртуальные встречи более продуктивными:
Запланируйте их как минимум на один день вперед. Это дает участникам собрания время спланировать пребывание в тихом месте с подключенным Wi-Fi, подготовить все необходимые материалы, убедиться в правильности настроек браузера и т.д. И в конечном итоге экономит время и нервы.
Общайтесь с участниками до начала собрания и во время самого собрания. Нужно ли, чтобы у всех были включены камеры? Нужно ли кому-нибудь подготовить возможности совместного использования экрана? Сообщите эту информацию до начала собрания, чтобы все могли убедиться, что они правильно присоединяются, и избежать внесения изменений в последнюю минуту во время собрания. Кроме того, используйте средства коммуникации, такие как функция “поднять руку”, чтобы избежать неловких перерывов из-за этих нескольких секундных задержек во время разговора.
Используйте такие инструменты, как mymeet.ai, чтобы сделать ваши виртуальные встречи — и время после них — более продуктивными. Mymeet.ai делает живые заметки во время встреч и предоставляет участникам полную расшифровку после. Это также дает вам возможность определять задачи, ответственных и дедлайны по итогам разговора. Это работает со звонками в Google Meet, Zoom, SberJazz и Яндекс.Телемост, вы можете быть уверены, что получите выводы по встречам. Попрощайтесь с перепиской по электронной почте после совещаний с вопросами “Что мы решили насчет _?” или “Еще раз, каковы мои главные приоритеты в этом проекте?”. Можно попробовать mymeet.ai бесплатно.
Виртуальные совещания никуда не денутся, поэтому знание вами и вашей командой правильного подхода к ним имеет важное значение для продуктивности, совместной работы и эффективности на рабочем месте.