Вступление
Собрания являются важной частью работы любой команды или организации. Они позволяют объединить людей, обменяться идеями и найти решения проблем. Однако, если вам поручено вести отчёты по встречам, может быть сложно понять, с чего начать. Особенно если вы никогда раньше не занимались транскрибацией встреч. Но как только вы поймете, как это работает, какая информация должна быть включена и почему это важно, вы увидите, что писать саммари проще, чем кажется.
Что такое саммари по встрече?
Саммари встречи — это письменный отчет о принятых решениях, предпринятых действиях и результатах обсуждений. Обычно они состоят из кратких заметок или тезисов, которые позволяют быстро понять суть встречи. Такие заметки могут быть подготовлены любым участником собрания, но в большинстве случаев лучше поручить эту задачу отдельному человеку, чтобы остальные могли сосредоточиться на обсуждении.
Какова цель заметок?
Заметки служат нескольким целям. Наиболее распространенными являются:
Фиксация решений, принятых на встрече;
Запись того, что произошло во время собрания;
Предоставление отчета о встрече для дальнейшего использования;
Помощь в принятии последующих мер и информировании тех, кто не присутствовал на собрании.
Почему важны заметки?
Заметки — это запись решений, действий и обсуждений, принятых во время встречи. Они дают четкое представление о том, что было согласовано и кто несет ответственность за выполнение пунктов плана действий.
Стандартный формат заметок
Всегда указывайте дату и название встречи. Используйте единый формат для ведения записей, чтобы легко отслеживать даты в своих заметках. Например: "21.05 Сверяем статусы по запуску блога".
В заметках должны быть указаны пункты действий или задачи, назначенные после обсуждения каждой темы; они должны быть записаны в виде маркеров с указанием сроков выполнения, если это необходимо. Убедитесь, что любой ответственный за выполнение задачи осведомлен о своем задании до окончания встречи. Если есть нерешенные вопросы с предыдущих встреч или идеи, требующие дальнейшего обсуждения, убедитесь, что они также отмечены.
Как фиксировать задачи?
Чтобы написать задачи более четко и понятно, используйте глаголы действия для описания человека, который предпримет действие. Постановка задачи должна следовать схеме "Человек" + "Действие" + "Условие". Например: "Николаю отправить электронное письмо после звонка".
Выполнение этих шагов упростит и ускорит ведение заметок на собрании.
Запишите дату и кратко обозначьте тему встречи.
Запишите, кто был на встрече и какие роли они играли (например: менеджер, секретарь или исполнительный директор).
Перечислите обсуждаемые вопросы.
Запишите все действия, назначенные на данный момент.
Вывод
Заметки со встреч имеют решающее значение для гибридных и распределенных команд. Однако документирование четкой коммуникации требует много времени и усилий! Это также отвлекает внимание от одного человека на собрании. В mymeet.ai мы создали искусственный интеллект, который автоматически делает заметки за вас и даже фиксирует задачи, саммари и предоставляет транскрипт. Попробуйте mymeet.ai бесплатно уже сейчас.
