Советы по встречам
Андрей Щербина
14 нояб. 2025 г.
Менеджер создает событие в календаре "Встреча по проекту X" и приглашает команду. Десять человек подключаются к созвону. Через пять минут становится ясно что каждый понял цель встречи по-своему — один готовил отчет о прогрессе, другой думал что будут решать техническую проблему, третий ждал мозгового штурма новых фич. Час обсуждения без фокуса, конкретных результатов нет, все расходятся разочарованные.
Привет! Команда mymeet.ai анализирует тысячи встреч и видит что отсутствие четкой цели — главная причина бесполезных созвонов. Встреча без цели — как путешествие без пункта назначения. Можно ехать долго, потратить ресурсы, но не прийти никуда. Разберем как правильно формулировать цели встреч, покажем примеры для разных ситуаций и объясним почему это критично для продуктивности.
Почему четкая цель встречи критична
"Давайте соберемся и обсудим" — худший способ организовать встречу. Без цели обсуждение идет хаотично и ничем не заканчивается.
Цель определяет все остальное
От цели зависит:
Кого приглашать — для принятия решения о бюджете нужны руководители с полномочиями, для мозгового штурма — креативные люди из разных команд, для статуса — вся команда проекта.
Сколько времени нужно — обсуждение стратегии требует 2 часов, статус проекта — 30 минут, быстрое решение — 15 минут.
Как подготовиться — для встречи о выборе подрядчика нужно изучить предложения заранее, для статуса — подготовить отчет о прогрессе, для креатива — просто прийти с открытым умом.
Какой формат использовать — презентация, обсуждение, мозговой штурм, голосование.
Как оценить успех — встреча успешна если цель достигнута. Без цели невозможно понять была ли встреча полезной.
Экономия времени
Четкая цель фокусирует обсуждение и предотвращает уход в сторону.
Участники знают о чем говорить и не тратят время на выяснение зачем собрались. Модератор возвращает к цели когда обсуждение отклоняется. Встреча заканчивается когда цель достигнута, а не когда закончилось выделенное время.
Исследования показывают: встречи с четко сформулированной целью в среднем на 40% короче и в 2 раза результативнее чем встречи без цели.
Вовлеченность участников
Люди активнее участвуют когда понимают зачем они здесь.
Знание цели создает контекст для вклада каждого. Участники могут подготовить релевантные мысли и материалы. Понятно когда стоит высказаться, а когда просто слушать.
Размытая цель или ее отсутствие создают пассивность — люди сидят молча не понимая что от них ожидается.
Конкретные результаты
Цель позволяет оценить была ли встреча успешной.
Если цель "Принять решение о выборе CRM системы" — успех это конкретное решение какую систему внедряем. Если цель "Сгенерировать 20 идей по улучшению онбординга" — успех это список из 20 идей.
Без цели невозможно сказать достигнут ли результат. Встреча просто заканчивается когда время вышло.
Характеристики хорошей цели встречи
Не всякая формулировка цели работает эффективно. Разберем что делает цель хорошей.
Конкретность
Хорошая цель конкретна — четко описывает что именно должно быть достигнуто.
Плохие цели:
"Обсудить проект" — что именно обсудить? Весь проект? Конкретный аспект?
"Поговорить о проблемах" — какие проблемы? Все сразу? Одну конкретную?
"Встреча команды" — зачем команда собирается?
Хорошие цели:
"Утвердить дизайн главной страницы из трех предложенных вариантов"
"Проанализировать причины снижения конверсии на 15% за последний месяц"
"Распределить задачи следующего спринта между членами команды"
Конкретность позволяет сфокусироваться и понять когда цель достигнута.
Достижимость в рамках встречи
Хорошая цель реалистична для одной встречи.
Недостижимые цели:
"Решить все проблемы проекта" — слишком широко для одной встречи
"Разработать полную маркетинговую стратегию на год" — требует недель работы
"Улучшить процесс разработки" — размыто и масштабно
Достижимые цели:
"Выявить три главные проблемы проекта и назначить ответственных за решение"
"Определить ключевые направления маркетинговой стратегии для детальной проработки"
"Согласовать одно улучшение процесса code review для пилотного внедрения"
Если цель слишком масштабна — разбейте на несколько встреч или сузьте фокус.
Измеримость результата
Хорошая цель позволяет объективно оценить достигнута ли она.
Неизмеримые цели:
"Улучшить понимание проекта" — как измерить улучшение понимания?
"Повысить мотивацию команды" — субъективно и не проверяемо сразу
"Обсудить стратегию" — обсудили, и что дальше?
Измеримые цели:
"Каждый участник сформулирует свою роль в проекте письменно"
"Получить от каждого члена команды три предложения по улучшению процесса"
"Принять письменное решение о трех стратегических приоритетах на квартал"
Измеримость создает ясность была ли встреча успешной.
Релевантность участникам
Хорошая цель важна для всех кто приглашен на встречу.
Если цель релевантна только одному человеку — зачем остальные? Если половина участников не понимает зачем они здесь — проблема с целью или со списком участников.
Проверка релевантности: Каждый участник должен ответить "Да" на вопрос "Нужен ли мой вклад для достижения этой цели?"
Временные рамки
Хорошая цель включает понимание времени — когда нужен результат и сколько времени на достижение.
"Принять решение о найме кандидата" — прямо на встрече или после дополнительного анализа? "Сгенерировать идеи" — за 30 минут или за 2 часа?
Временные рамки помогают спланировать встречу и управлять временем во время обсуждения.
SMART-формат для целей встречи
SMART — проверенная методология постановки целей. Адаптируем ее для встреч.
S — Specific (Конкретная)
Цель отвечает на вопросы:
ЧТО именно нужно достичь?
КАКОЙ конкретный результат?
В ЧЕМ выражается результат?
Примеры:
❌ "Обсудить дизайн"
✅ "Утвердить финальный дизайн главной страницы из трех вариантов"
M — Measurable (Измеримая)
Цель позволяет объективно определить достигнута ли она.
Примеры:
❌ "Улучшить процесс планирования"
✅ "Сократить время планирования спринта с 4 до 2 часов через изменение процесса"
A — Achievable (Достижимая)
Цель реалистична в рамках одной встречи с данными участниками.
Примеры:
❌ "Разработать полную документацию API" (требует недель)
✅ "Согласовать структуру документации API и распределить разделы между авторами"
R — Relevant (Релевантная)
Цель важна для бизнеса и для участников встречи.
Примеры:
❌ "Обсудить погоду" (не релевантно для бизнеса)
✅ "Определить влияние сезонности на продажи для корректировки прогноза"
T — Time-bound (Ограниченная временем)
Цель содержит временные рамки достижения.
Примеры:
❌ "Когда-нибудь принять решение о бюджете"
✅ "Принять решение о бюджете маркетинга на Q2 на этой встрече"
Шаблон SMART-цели для встречи
[Глагол действия] + [конкретный результат] + [измеримый критерий] + [в рамках встречи/к дате]
Примеры полных SMART-целей:
"Выбрать CRM систему из трех рассмотренных вариантов на основе критериев стоимости, функционала и интеграций к концу встречи"
"Сгенерировать минимум 15 идей по улучшению пользовательского опыта в мобильном приложении за 60 минут"
"Распределить 20 задач следующего спринта между пятью разработчиками с оценкой сложности каждой задачи"
Примеры целей для разных типов встреч
Разные типы встреч требуют разных подходов к формулировке целей.
Цели для статусных встреч
Фокус: синхронизация команды на текущий прогресс.
Примеры целей:
"Каждый член команды поделится прогрессом за неделю, планами на следующую неделю и блокерами требующими помощи"
"Обновить статус всех задач в спринте и выявить риски не завершить спринт вовремя"
"Синхронизировать три команды на прогресс интеграции их компонентов и решить конфликты зависимостей"
Ключевые слова: обновить статус, синхронизировать, выявить блокеры, поделиться прогрессом.
Цели для встреч принятия решений
Фокус: выбрать конкретный вариант действий из нескольких.
Примеры целей:
"Выбрать одного подрядчика из трех на основе критериев цены, качества и сроков для разработки мобильного приложения"
"Принять решение инвестировать или не инвестировать в новое направление продукта на основе анализа рынка и финансовых прогнозов"
"Утвердить бюджет маркетинга на Q2 с распределением по каналам: контекстная реклама, SMM, контент-маркетинг"
Ключевые слова: выбрать, принять решение, утвердить, определить подход.
Цели для проблемно-решающих встреч
Фокус: найти решение конкретной проблемы.
Примеры целей:
"Выявить первопричину увеличения времени загрузки сайта на 3 секунды и разработать план устранения к концу недели"
"Найти способ сократить текучесть кадров в отделе продаж с 40% до 20% годовых через анализ причин ухода и разработку контрмер"
"Решить конфликт приоритетов между командой разработки и маркетингом через согласование критериев приоритизации фич"
Ключевые слова: выявить причину, найти решение, разработать план, решить проблему.
Цели для креативных встреч и мозговых штурмов
Фокус: сгенерировать новые идеи без оценки.
Примеры целей:
"Сгенерировать минимум 30 идей по улучшению процесса онбординга новых сотрудников без критики и оценки"
"Придумать 10 концепций креативных кампаний для запуска нового продукта на рынке миллениалов"
"Создать список из 20 потенциальных фич для версии 3.0 продукта на основе пользовательского фидбека и трендов рынка"
Ключевые слова: сгенерировать идеи, придумать концепции, создать список вариантов.
Цели для информационных встреч
Фокус: донести информацию до аудитории.
Примеры целей:
"Проинформировать всю команду о новой стратегии компании на 2025 год и ответить на вопросы для понимания"
"Обучить 15 менеджеров по продажам работе с новой CRM системой с практическими упражнениями"
"Представить результаты квартала всем сотрудникам и объяснить как они влияют на бонусы"
Ключевые слова: проинформировать, обучить, представить, объяснить.
Цели для встреч один-на-один
Фокус: развитие сотрудника, обратная связь, решение личных рабочих вопросов.
Примеры целей:
"Обсудить прогресс Алексея по целям квартала, выявить препятствия и определить как я как руководитель могу помочь"
"Дать обратную связь Марии по проведенной презентации клиенту и согласовать план развития навыка презентаций"
"Обсудить карьерные амбиции Дмитрия и разработать план действий для роста до senior позиции в течение года"
Ключевые слова: обсудить прогресс, дать обратную связь, согласовать план развития.
Цели для ретроспектив
Фокус: извлечь уроки из прошлого периода и улучшить процесс.
Примеры целей:
"Проанализировать прошедший спринт, выявить что работало хорошо и что нужно улучшить, согласовать три действия для следующего спринта"
"Провести ретроспективу завершенного проекта, зафиксировать полученные уроки и создать список рекомендаций для будущих проектов"
"Обсудить последний квартал работы команды, определить главные достижения и три области для улучшения"
Ключевые слова: проанализировать, извлечь уроки, определить улучшения, зафиксировать выводы.
Как формулировать цель: пошаговый процесс
Перед созданием встречи пройдите этот чек-лист формулировки цели.
Шаг 1: Определите нужна ли встреча
Не каждая задача требует встречи. Спросите себя:
Можно ли решить вопрос по email?
Можно ли принять решение асинхронно?
Требуется ли обсуждение или достаточно информирования?
Встреча нужна когда:
Требуется синхронное обсуждение
Нужно принять сложное решение коллективно
Важен мозговой штурм и взаимодействие
Требуется достичь консенсуса
Встреча НЕ нужна когда:
Можно просто проинформировать письмом
Решение может принять один человек
Нет необходимости в обсуждении
Шаг 2: Сформулируйте черновую цель
Ответьте на вопрос: "Что конкретно должно быть достигнуто к концу встречи?"
Используйте формат: [Глагол] + [Конкретный результат]
Примеры:
Принять [конкретное решение]
Утвердить [конкретный документ/план]
Решить [конкретную проблему]
Сгенерировать [количество] идей по [теме]
Распределить [что] между [кем]
Шаг 3: Проверьте по SMART
Пройдитесь по критериям:
✅ Specific — конкретно ли описан результат? ✅ Measurable — понятно ли когда цель достигнута? ✅ Achievable — реально ли достичь за одну встречу? ✅ Relevant — важно ли это для бизнеса и участников? ✅ Time-bound — есть ли временные рамки?
Если хоть один пункт "Нет" — доработайте формулировку.
Шаг 4: Определите участников исходя из цели
Кто нужен для достижения этой конкретной цели?
Кто принимает решения?
Чья экспертиза необходима?
Кто будет реализовывать результат?
Если человек не может помочь в достижении цели — не приглашайте его.
Шаг 5: Оцените необходимое время
Сколько времени нужно для достижения этой цели?
Быстрое решение — 15-30 минут
Обсуждение и выбор — 45-60 минут
Сложный анализ — 90-120 минут
Глубокий мозговой штурм — 90-120 минут
Если нужно больше 2 часов — возможно цель слишком широкая, разбейте на несколько встреч.
Шаг 6: Включите цель в приглашение
Цель должна быть видна всем участникам до встречи.
В названии события: "Встреча: Выбор CRM системы" "Решение: Бюджет маркетинга Q2" "Мозговой штурм: Улучшение онбординга"
В описании события:
Распространенные ошибки в формулировке целей
Избегайте этих ошибок при постановке целей встречи.
Слишком широкая цель
Ошибка: "Обсудить проект"
Проблема: Что именно обсудить? Весь проект? Какой аспект? Какой результат?
Правильно: "Утвердить архитектуру бэкенда проекта из двух предложенных вариантов"
Несколько целей в одной встрече
Ошибка: "Принять решение о бюджете И сгенерировать идеи новых фич И обсудить проблемы команды"
Проблема: Разные цели требуют разного подхода, участников, времени. Невозможно эффективно совместить.
Правильно: Три отдельные встречи с четкими целями каждая.
Процесс вместо результата
Ошибка: "Провести мозговой штурм"
Проблема: Мозговой штурм это процесс, а не результат. Что должно быть после штурма?
Правильно: "Сгенерировать 20 идей по увеличению retention пользователей мобильного приложения"
Неизмеримая цель
Ошибка: "Улучшить понимание стратегии компании"
Проблема: Как измерить улучшилось ли понимание? Субъективно и непроверяемо.
Правильно: "Каждый руководитель отдела сформулирует три действия своего отдела для реализации стратегии компании"
Недостижимая в рамках встречи цель
Ошибка: "Решить все проблемы команды"
Проблема: Слишком масштабно для одной встречи любой длительности.
Правильно: "Выявить три главные проблемы команды и назначить ответственных за разработку решений"
Отсутствие конкретики
Ошибка: "Встреча команды по проекту"
Проблема: Зачем команда собирается? Что должно произойти?
Правильно: "Распределить 25 задач спринта между членами команды с оценкой сложности"
Как работать с целью во время встречи
Наличие цели требует правильного использования во время обсуждения.
Озвучьте цель в начале
Первые 2 минуты встречи модератор должен четко озвучить цель.
"Цель нашей встречи — принять решение о выборе подрядчика из трех вариантов. К концу встречи мы должны иметь письменное решение кого выбираем и почему."
Это синхронизирует всех участников на ожидаемый результат.
Возвращайтесь к цели при отклонении
Когда обсуждение уходит в сторону — верните к цели.
"Это интересная тема, но сейчас наша цель — принять решение о подрядчике. Давайте зафиксируем этот вопрос для отдельного обсуждения и вернемся к выбору."
Проверяйте прогресс
В середине встречи сверьтесь с целью.
"У нас прошло 30 минут из 60. Мы рассмотрели два варианта из трех. На правильном пути для достижения цели."
Зафиксируйте достижение
В конце встречи четко зафиксируйте достигнута ли цель.
"Цель встречи достигнута — мы выбрали подрядчика B на основании лучшего соотношения цены и качества. Решение зафиксировано письменно. Следующий шаг — Алексей подписывает договор до пятницы."
Если цель не достигнута — честно признайте и запланируйте продолжение.
Автоматизация фиксации целей и результатов
Правильная цель — первый шаг. Второй — зафиксировать достигнута ли она.
Mymeet.ai помогает работать с целями встреч:
✅ Распознавание цели — AI анализирует обсуждение и определяет была ли цель встречи
✅ Проверка достижения — сравнивает результаты обсуждения с заявленной целью
✅ Извлечение результатов — находит конкретные решения, договоренности, action items
✅ Структурированные отчеты — четкая фиксация что решили и что делать дальше
✅ База знаний — поиск прошлых решений и договоренностей по целям встреч
Кейс: как ProductLead повысила результативность встреч на 60%
Продуктовая команда ProductLead из 20 человек проводила 40+ встреч еженедельно. Многие встречи заканчивались без конкретных результатов.
Проблема: Цели встреч формулировались размыто или отсутствовали. В приглашениях писали "Обсудим проект" или "Синхронизация команды". Участники приходили с разными ожиданиями. Обсуждения шли хаотично. Многие встречи заканчивались без решений — "давайте еще подумаем и встретимся снова".
Решение: Внедрили правило — каждая встреча должна иметь SMART-цель в названии и описании события. Примеры:
"Решение: Приоритеты фич для релиза 2.5"
"Генерация: 15 идей по улучшению retention"
"Утверждение: Дизайн мобильного приложения"
Mymeet.ai записывал встречи и в отчете показывал была ли достигнута заявленная цель.
Результаты:
Повышение результативности встреч на 60% — больше конкретных решений
Сокращение количества встреч на 25% — убрали встречи без четкой цели
Рост удовлетворенности командой процессом встреч
Четкая фиксация всех решений и следующих шагов
Заключение
Четкая цель встречи — фундамент продуктивности. Цель определяет кого приглашать, как готовиться, сколько времени нужно, как модерировать обсуждение и как оценить успех. Используйте SMART-формат для формулировки целей, адаптируйте под тип встречи, озвучивайте в начале и проверяйте достижение в конце.
Встреча без цели — гарантированная потеря времени. Встреча с четкой SMART-целью — инструмент для достижения конкретных бизнес-результатов.
Попробуйте mymeet.ai бесплатно — 180 минут автоматической записи встреч с проверкой достижения целей без привязки карты.
Часто задаваемые вопросы о целях встреч
Обязательно ли каждая встреча должна иметь цель?
Да, абсолютно обязательно. Встреча без цели — бессмысленная трата времени. Даже неформальные встречи имеют цель (укрепить отношения в команде, познакомить новых сотрудников). Если не можете сформулировать цель — не создавайте встречу.
Может ли быть несколько целей у одной встречи?
Крайне не рекомендуется. Разные цели требуют разного подхода, участников, времени. Лучше провести две короткие фокусированные встречи чем одну длинную с несколькими целями. Исключение — близкие цели одного типа (например "утвердить дизайн главной и внутренних страниц").
Как формулировать цель для регулярных встреч?
Цель может быть стандартной для серии встреч но конкретизируется для каждой. Например еженедельный статус: общая цель "Синхронизировать команду на прогресс проекта", конкретизация "Обновить статус задач спринта 15 и выявить риски дедлайна".
Что делать если цель изменилась во время встречи?
Остановите встречу и переформулируйте цель с согласия участников. "Мы начали с целью X, но выяснилось что актуальнее решить Y. Согласны сфокусироваться на новой цели?" Зафиксируйте изменение в протоколе.
Как измерить была ли достигнута цель?
Заранее определите критерий. Для цели "Принять решение" — критерий это наличие конкретного выбора. Для "Сгенерировать 20 идей" — критерий это список из 20 пунктов. Для "Распределить задачи" — критерий это назначение исполнителя каждой задаче. В конце встречи проверьте критерий.
Кто должен формулировать цель встречи?
Организатор встречи отвечает за формулировку цели. Это может быть менеджер проекта, руководитель, модератор. Но полезно обсудить цель с ключевыми участниками заранее чтобы убедиться что она релевантна всем.
Как быть если участники не согласны с целью?
Обсудите до встречи. Если в приглашении цель "Утвердить дизайн А", а участник считает что нужно "Выбрать между дизайнами А и Б" — выясните это заранее и скорректируйте. Не тратьте время встречи на спор о цели.
Можно ли изменить цель после встречи в протоколе?
Нет, это манипуляция. Протокол должен отражать реальность — какая цель была заявлена и была ли она достигнута. Если цель не достигнута — честно зафиксируйте это и запланируйте продолжение.
Как формулировать цель для вводной встречи нового проекта?
Будьте конкретны даже для kickoff. Не "Запуск проекта", а "Синхронизировать команду на цели проекта, распределить роли и согласовать план первого спринта". Вводная встреча тоже должна иметь измеримый результат.
Как автоматизировать проверку достижения целей?
Mymeet.ai анализирует соответствие обсуждения заявленной цели. Если цель "Принять решение о подрядчике", AI проверяет было ли принято решение и фиксирует его. Если цель "Сгенерировать 15 идей", AI подсчитывает количество предложенных идей. Автоматическая проверка экономит время на ручной анализ протокола.
Андрей Щербина
14 нояб. 2025 г.
