В бизнесе важен каждый момент. И поскольку в среднем на совещания тратится более двух часов в неделю, некоторые моменты тратятся впустую.
Мы все знаем, как проходят встречи — мы сидим, слушаем и записываем, и все это в надежде уловить каждый важный момент. Но действительно ли мы максимизируем наш потенциал или просто распределяем внимание по одному слову за раз?
В этой статье мы рассмотрим сложности ведения заметок на собраниях и то, как старый способ ведения отчёта встречи больше не является эффективным вариантом, не говоря уже о том, как это сказывается на наших когнитивных способностях и как это лишает нас возможности полноценно участвовать в этих важных дискуссиях.
С появлением технологий мы вступаем в новую эру, когда бремя ведения заметок может быть переложено с нашего и без того перегруженного мозга на возможности искусственного интеллекта.
Так что отложите ручки, закройте шаблоны заметок и приготовьтесь по-настоящему участвовать в ваших собраниях, потому что пришло время для обновления.
Почему мы делаем заметки о собраниях
Итак, почему мы на самом деле делаем заметки о собраниях? Ответ прост — чтобы отслеживать, что происходит. Но давайте разберем это немного подробнее:
Ведение записей: Заметки о собраниях подобны дневнику того, что произошло на собрании. Они сообщают нам, кто что сказал, какие решения были приняты и почему. Они проясняют любую путаницу позже.
Улучшение памяти: Мы не можем запомнить все, особенно после долгого совещания. Заметки действуют как усилитель памяти, позволяя нам вернуться назад и запомнить важные моменты или задачи. Заметки о совещаниях помогают улучшить вашу рабочую память, делая вас более продуктивным в целом.
Подотчетность: Когда мы записываем, кто что делает, это помогает всем оставаться подотчетными. Нет путаницы в том, кто отвечает за выполнение какой задачи и каковы сроки выполнения.
Обмен информацией: Не все могут присутствовать на каждом собрании. Заметки о собрании - отличный способ поделиться тем, что произошло, с теми, кто не смог присутствовать. Они позволяют убедиться, что все на одной странице и что все пункты повестки дня были рассмотрены.
Отслеживание прогресса: Просматривая наши заметки с течением времени, мы можем увидеть, как далеко продвинулись в проекте. Они показывают нам, что работает и что необходимо изменить с точки зрения управления проектом.
Подготовка к следующему совещанию: Когда придет время для последующего совещания, наши заметки быстро напомнят нам о том, что мы обсуждали в прошлый раз. Это облегчает продолжение с того места, на котором мы остановились, и создание эффективной повестки дня для последующего совещания.
Мы делаем заметки о встречах, чтобы вести записи, укреплять нашу память, следить за выполнением задач, обобщать информацию и обмениваться ею, отслеживать прогресс и повышать эффективность будущих встреч. Это простой, но мощный инструмент, позволяющий сделать нашу рабочую жизнь более гладкой и организованной. Чем более гибкими будут ваши собрания и чем более упорядоченными будут ваши заметки о собраниях, тем продуктивнее вы станете.
Протоколы собраний или заметки: в чем разница?
Возможно, вы слышали, что термины “протокол собрания” и “заметки о собрании” используются взаимозаменяемо. Хотя оба они направлены на то, чтобы отразить суть собрания, существуют явные различия.
Протокол собрания - это более формальный отчет о собрании, часто необходимый для юридических и официальных целей. Обычно они включают имена участников, ключевые моменты обсуждения, принятые решения и согласованные пункты действий.
С другой стороны, записи о собраниях менее формальны и более гибки. В них отражаются не только основные моменты, но и нюансы, идеи, а иногда даже вопросы, поднятые во время собрания. Заметки о собраниях разработаны таким образом, чтобы быть более полезными для участников, предлагая исчерпывающую запись обсуждения, к которой можно вернуться.
Все тонкости ведения заметок о собраниях вручную
Процесс ведения заметок вручную во время собраний на первый взгляд может показаться простым. Вам просто нужно записать важные моменты, верно? Ну, это еще не все.
Ведение заметок вручную - это вид искусства, требующий определенной степени мастерства и сосредоточенности. Это выходит за рамки простого переписывания того, что говорится. Вместо этого речь идет о суммировании, синтезе и категоризации информации на лету.
Давайте немного углубимся в то, что это включает:
Активное слушание: Первый шаг к эффективному ведению записей - быть активным слушателем. Это означает полное взаимодействие с говорящим, понимание его точки зрения и выявление ключевых фрагментов информации, которые необходимо отметить.
Распознавание важной информации: Не вся информация одинакова. Хороший составитель заметок должен уметь отличать критические моменты от менее важных деталей. Это предполагает постоянный процесс оценки и отбора, чтобы гарантировать, что ваши заметки будут краткими, но в то же время всеобъемлющими. У каждой заинтересованной стороны может быть что-то сказать, поэтому расшифровка важных моментов является ключом к более эффективным заметкам о совещаниях.
Быстрая транскрипция: Как только вы определили момент, заслуживающий внимания, вам нужно иметь возможность быстро записать его. Вот где пригодятся стенография, символы, аббревиатуры и другие методы. Они позволяют эффективно расшифровывать моменты, не теряя при этом из виду текущее обсуждение.
Организация: Масса беспорядочных заметок бесполезна. Хорошие составители заметок структурируют свои заметки, используя заголовки, маркеры, нумерацию и другие организационные методы. Это помогает быстро найти конкретную информацию позже.
Участие: Ведение заметок вручную не должно мешать вам участвовать в собрании. Соблюдение баланса между ведением заметок и участием в обсуждении является важнейшим аспектом этого процесса.
Обзор и доработка: После собрания просмотрите и отредактируйте свои заметки, чтобы убедиться, что они точны и понятны. Настало время заполнить все пробелы, прояснить неоднозначные моменты и упорядочить заметки для удобства использования в будущем.
Недостатки ведения заметок вручную
Хотя ведение заметок вручную во время совещаний является стандартным методом ведения заметок, он не лишен недостатков. Вот более подробный взгляд на некоторые из этих недостатков:
Когнитивная перегрузка
Наш мозг силен, но у него есть пределы. Попытки выслушать, понять, выделить ключевые моменты и записать их все сразу могут оказаться непосильными. Это может привести к когнитивной перегрузке, когда нашему разуму приходится обрабатывать слишком много информации одновременно. В результате качество наших заметок может пострадать, и мы можем пропустить важные моменты.
Отвлечение от обсуждения
Когда мы сосредоточены на том, чтобы делать заметки, мы можем легко пропустить разговор, происходящий на собрании. Мы можем не уловить нюансы того, что говорится, или у нас может не хватить мыслительной способности, чтобы эффективно участвовать в важных дискуссиях.
Неполные заметки
Независимо от того, как быстро мы пишем или печатаем на машинке, мы не можем уловить каждую деталь. Это особенно актуально при быстром темпе или сложных обсуждениях. В результате в наших заметках может отсутствовать важная информация.
Неэффективность
Ведение заметок вручную может отнимать много времени. Нам приходится тратить время не только во время встречи, но и после нее, чтобы просмотреть и систематизировать наши заметки. Это может отнять время, которое мы могли бы потратить на другие задачи.
Удобочитаемость
В зависимости от вашего почерка или скорости набора текста ваши заметки не всегда будет легко прочитать или понять позже. Это может затруднить возврат к ним при необходимости.
Зависимость от автора заметок
Заметки, сделанные вручную, обычно делаются одним человеком, и на них влияет понимание и интерпретация этого человека. Это может привести к предвзятости или пробелам в заметках, если человек, делающий заметки, что-то неправильно понимает или упускает из виду.
Автоматическое ведение заметок о собрании
В мире, где технологии быстро меняют способ нашей работы, почему ведение заметок должно быть каким-то другим? Автоматическое ведение заметок - это инновационное решение, которое использует возможности искусственного интеллекта для преобразования нашего подхода к записи обсуждений на собраниях как способа оптимизации и централизации совещаний команды в режиме реального времени.
Вот как это меняет правила игры:
Больше никакой многозадачности: благодаря автоматическому ведению заметок вам больше не нужно совмещать прослушивание, понимание и запись одновременно. Искусственный интеллект выполняет тяжелую работу за вас, позволяя полностью сосредоточиться на обсуждении и вносить более эффективный вклад благодаря более эффективному рабочему процессу.
Комплексный учет: Автоматические системы ведения заметок, такие как Supernormal, предназначены для фиксации каждой детали обсуждения. Это означает, что вы получаете полную запись вашей встречи без пробелов, которые могут возникнуть при ведении заметок вручную.
Эффективность и экономия времени: Автоматическое ведение заметок экономит ваше время как во время совещания, так и после него. Вам не нужно тратить время на расшифровку пунктов или упорядочивание своих заметок после. Вы можете использовать это время для других задач, делая свой рабочий день более продуктивным.
Высокая доступность и возможность поиска: Автоматические заметки являются цифровыми и могут быть легко доступны всем членам команды. Кроме того, они доступны для поиска, так что вы можете быстро найти нужную вам информацию, не перелистывая страницы рукописных или напечатанных на машинке заметок. Вы также можете просмотреть повестку дня собрания, чтобы быстро найти, где проходила та часть обсуждения, которую вы ищете.
Интеллектуальные функции: Автоматические системы ведения заметок оснащены множеством интеллектуальных функций. Например, mymeet.ai может автоматически генерировать элементы действий из вашего обсуждения. Это облегчает отслеживание покупок на вынос, задач и последующих действий.
Снижение предвзятости: Поскольку автоматическое ведение заметок осуществляется с помощью искусственного интеллекта, на него не влияют человеческие предубеждения или недоразумения. Он фиксирует обсуждение по мере его возникновения, обеспечивая более объективную запись встречи.
Примеры автоматических заметок о собраниях в реальном мире
Автоматическое ведение заметок - это не просто концепция, это уже повышает эффективность и продуктивность в различных секторах. Чтобы проиллюстрировать это, давайте рассмотрим, как автоматическое ведение заметок mymeet.ai меняет ситуацию в различных областях — агентствах, маркетинге, продажах и продуктовых командах.
Агентства
В быстро меняющейся среде агентства, совещания часто являются нормой, а не исключением. С помощью mymeet.ai команды агентства могут сосредоточиться на мозговом штурме творческих идей и стратегических совещаниях, а не увязать в составлении заметок. После совещания у каждого есть доступ к полной и точной записи обсуждения, гарантирующей, что ни одно творческое озарение или предложение о действии не будет потеряно в суматохе.
Маркетинговые команды
Маркетинговые команды преуспевают благодаря сотрудничеству и инновациям. С mymeet.ai эти команды могут более полно участвовать в обсуждениях, зная, что все важные моменты, от стратегий кампаний до показателей эффективности, точно фиксируются. Автоматически генерируемые элементы действий также помогают отслеживать выполнение задач, обеспечивая бесперебойное выполнение маркетинговых планов.
Отделы продаж
Для отделов продаж важна каждая деталь. Mymeet.ai гарантирует, что вся информация с совещаний по продажам, будь то стратегии привлечения потенциальных клиентов или обсуждения целевых показателей продаж, фиксируется и легкодоступна. Возможность быстрого поиска по заметкам также помогает при подготовке к встречам с клиентами или последующим мероприятиям, улучшая общий процесс продаж.
Продуктовые команды
Продуктовые команды совмещают множество аспектов, от разработки продукта до отзывов пользователей и тенденций рынка. Mymeet.ai помогает этим командам отслеживать свои многогранные обсуждения, не упуская ни одной детали. Автоматически генерируемые элементы действий могут быть особенно полезны при управлении сроками разработки продукта и задачами.
Шаг в будущее встреч с mymeet.ai
В век, когда технологии упрощают каждый аспект нашей работы, пришло время избавиться от отвлекающих факторов и неэффективности ведения заметок вручную. Попрощайтесь с когнитивной перегрузкой и поприветствуйте новую эру эффективности, сосредоточенности и продуктивных совещаний.
Технология автоматического ведения заметок mymeet.ai позволяет вам в полной мере участвовать в ваших совещаниях, будучи уверенными в том, что каждая деталь фиксируется точно. Речь идет не просто о записи беседы — речь идет о разумном выделении ключевых моментов и пунктов действий, что дает вам полную и удобную для навигации запись ваших обсуждений.
Используйте искусственный интеллект для записи любой встречи и автоматического создания полезных стенограмм и заметок. Сделайте ваши встречи более эффективными, ваши заметки - более надежными, а вашу команду - более продуктивной с помощью mymeet.ai.
