Современные менеджеры проектов сталкиваются с постоянной необходимостью фиксировать задачи, контролировать коммуникацию и оптимизировать время на обработку встреч. SoftwareLead, один из наших клиентов, — это маркетинговое бюро в сфере IT. mymeet.ai стал важным инструментом для экономии времени и улучшения рабочих процессов.
Алина Мухамедьярова, руководитель проектов в SoftwareLead, рассказала о том, как она использует mymeet.ai для управления внутренними и клиентскими встречами. Благодаря сервису, время обработки отчётов сократилось с часа до 10-15 минут, а задачи теперь фиксируются точнее и структурированнее.
Для чего в SoftwareLead используют mymeet.ai?
В компании SoftwareLead руководитель проектов Алина Мухамедьярова применяет mymeet.ai для оптимизации всех ключевых процессов, связанных с проведением и обработкой встреч. Сервис помогает автоматизировать рутинные задачи и улучшить взаимодействие с командой и клиентами.
Основные юзкейсы использования mymeet.ai в работе Алины
«mymeet.ai стал для меня инструментом, который экономит время и систематизирует работу. Я могу сосредоточиться на управлении проектами, а не на рутинной обработке данных», — отмечает Алина Мухамедьярова.
Как в SoftwareLead работают с mymeet.ai: сценарии использования
Руководитель проектов Алина Мухамедьярова и её коллеги из SoftwareLead используют mymeet.ai по-разному, адаптируя сервис под свои задачи и рабочие процессы.
Обработка встреч через загрузку записей
Алина предпочитает загружать записи встреч вручную через веб-сервис mymeet.ai. Такой подход позволяет ей сохранить полную контроль над процессом и использовать уже имеющиеся записи совещаний. После загрузки mymeet.ai автоматически создаёт текстовую расшифровку и структурированный отчёт, который Алина использует для фиксации задач и последующей работы с командой или клиентами.
«Чаще всего я загружаю запись в браузерной версии mymeet.ai, редактирую отчёт, добавляю задачи и делюсь ими с командой или клиентами»
Приглашение бота на онлайн-встречу
Коллеги Алины, включая других менеджеров проектов, предпочитают приглашать бота mymeet.ai на встречи в режиме реального времени. Это избавляет их от необходимости вручную загружать записи после совещания — бот фиксирует происходящее автоматически и сразу предоставляет отчёт по итогам встречи.
«Мои коллеги больше любят приглашать mymeet.ai на встречи, потому что им так удобнее. Я же предпочитаю загружать записи вручную, так как мои функции руководителя включают хранение и обработку звонков»
Далее рассмотрим, как каждый из этих юзкейсов помогает в повседневной работе руководителя проектов.
1. Транскрибация встреч: быстрая обработка и доступ к информации
До использования mymeet.ai Алина фиксировала задачи вручную, а обработка записей встреч занимала много времени. Переслушивание записи, редактирование и создание отчёта могло занимать до одного часа.
С mymeet.ai процесс обработки встречи полностью изменился. Алина загружает запись через веб-сервис, и сервис автоматически создаёт текстовую расшифровку встречи и структурированный отчёт, который Алина использует для фиксации задач и последующей работы с командой или клиентами.
«Сейчас время обработки одного отчёта занимает, ну, наверное, в среднем минут 10-15. Раньше это могло быть больше часа.»
Результат:
время обработки встреч сократилось в 4-6 раз;
расшифровки стали основой для дальнейшей работы с задачами и клиентами.
2. Формирование задач: чёткая фиксация и управление
На встречах важно не просто фиксировать задачи, но и правильно их распределять. Без структурированного отчёта существовал риск упустить важные детали.
mymeet.ai автоматически выделяет задачи из транскрипции встречи. Алина использует эти задачи как основу для дальнейшего управления проектами: редактирует их, добавляет сроки и ответственных.
«Для меня самая важная часть встречи — это именно выделенные задачи. В любой встрече должны быть понятные задачи, кто, что и когда должен сделать»
Результат:
задачи фиксируются точно и оперативно;
отчёты используются для создания задач в таск-трекере и отправки клиентам.
3. Прозрачность процессов для клиентов
Внешние клиенты и подрядчики не всегда имеют доступ к результатам встреч, что могло приводить к недопониманию. Передача видеозаписей была неудобной и требовала дополнительного времени.
Алина использует транскрипции mymeet.ai для обеспечения прозрачности процессов. Клиенты получают текстовую расшифровку встречи и могут обратиться к ней при необходимости.
«Мы используем mymeet.ai, чтобы клиент мог сам обратиться к отчёту, посмотреть, о чём шла речь, и что обсуждалось»
Результат:
улучшилась коммуникация с клиентами и подрядчиками;
клиенты могут быстро найти нужную информацию без лишних запросов.
4. Хранение записей и быстрая навигация по встречам
При долгосрочных проектах сложно быстро вспомнить детали старых встреч. Переслушивание записи занимало много времени и усилий.
mymeet.ai позволяет хранить все записи встреч в структурированном виде, а текстовая транскрипция облегчает навигацию. Чтобы найти нужные детали, достаточно воспользоваться поиском по ключевым словам.
«Я возвращаюсь к отчёту, если нужно вспомнить, что мы обсуждали месяц назад. Прочитать быстрее, чем прослушать» .
Результат:
упрощён доступ к информации по старым встречам;
время на поиск нужных данных значительно сократилось.
5. Улучшение личной продуктивности
Раньше Алина тратила много времени на ручную обработку встреч и отчётов. Это мешало сосредоточиться на более стратегических задачах.
mymeet.ai автоматизировал рутинные процессы и освободил время для более важных задач. Теперь Алина может быстро обрабатывать отчёты и уделять больше внимания менеджменту и клиентскому взаимодействию.
«Раньше я записывала встречи вручную в блокноте. Сейчас с mymeet.ai это занимает считанные минуты» .
Результат:
высвобождено до 45 минут на каждой встрече;
повысилась личная продуктивность руководителя проектов.
mymeet.ai стал незаменимым инструментом для управления проектами в SoftwareLead. Благодаря сервису Алина Мухамедьярова смогла оптимизировать время обработки встреч, улучшить фиксацию задач и повысить прозрачность процессов как внутри команды, так и в работе с клиентами.
Ключевые результаты:
время обработки отчётов сократилось с 1 часа до 10-15 минут;
чёткая фиксация задач и их оперативное распределение;
прозрачность и доступность информации для клиентов и команды.
mymeet.ai, можно протестировать бесплатно. После регистрации на mymeet.ai вам доступно 180 бесплатных минут для обработки звонков. Обычно этого достаточно, чтобы проверить работоспособность на примере 5-10 записей или 3-4 встречах.
Если у вас есть какие-либо вопросы по внедрению или предложения по развитию, то пишите нам на почту hello@mymeet.ai.
